PPBS (Planing Programing and Badgeting System)

ADEN MUHAMAD FAISAL

085659540650

PLANNING, PROGRAMMING, AND BUDGETING SYSTEM (PPBS)

PPBS merupakan teknik penganggaran yang didasarkan pada teori sistem yang berorientasi pada output dan tujuan dengan penekanan utamanya adalah alokasi sumber daya berdasarkan analisis ekonomi. Sistem anggaran PPBS tidak mendasarkan pada struktur organisasi tradisional yang terdiri dari divisi-divisi, namun berdasarkan program, yaitu pengelompokan aktivitas untuk mencapai tujuan tertentu. PPBS adalah salah satu model penganggaran yang ditujukan untuk membantu manajemen pemerintah dalam membuat keputusan alokasi sumber daya secara lebih baik. Hal tersebut disebabkan sumber daya yang dimiliki pemerintah terbatas jumlahnya, sementara tuntutan masyarakat tidak terbatas jumlahnya. Dalam keadaaan tersebut pemerintah dihadapkan pada pilihan alternatif keputusan yang memberikan manfaat paling besar dalam pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan. PPBS memberikan rerangka untuk membuat pilihan tersebut.

Proses Implementasi PPBSLangkah-langkah implementasi PPBS meliputi:

1.      Menentukan tujuan umum organisasi dan tujuan unit organisasi dengan jelas

2.      Mengidentifikasi program-program dan kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan

3.      Mengevaluasi berbagai alternatif program dengan menghitung cost-benefit dari masing-masing program.

4.      Pemilihan program yang memiliki manfaat besar dengan biaya yang kecil

5.      Alokasi sumber daya ke masing-masing program yang disetujui.

PPBS mensyaratkan organisasi menyusun rencana jangka panjang untuk mewujudkan tujuan organisasi melalui program-program. Kuncinya adalah bahwa program-program yang disusun harus terkait dengan tujuan organisasi dan tersebar ke seluruh bagian organisasi. Pemerintah harus dapat mengidentifikasi struktur program dan melakukan analisis program. Struktur program merupakan rerangka untuk mengidentifikasi keterkaitan antara sumber daya yang dimiliki dengan aktivitas yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Jadi, struktur program merupakan semacam kerangka bangunan dari desain sistem PPBS. Analisis program terkait dengan kegiatan menganalisis biaya dan manfaat dari masing-masing program sehingga dapat dilakukan pilihan. Untuk mendukung hal tersebut PPBS membutuhkan sistem informasi yang canggih agar dapat memonitor kemajuan dalam pencapaian tujuan organisasi. Sistem pelaporan anggaran PPBS harus mampu melaporkan hasil (manfaat) program bukan sekedar jumlah pengeluaran yang telah dilakukan.

Karakteristik PPBS:

1.      Berfokus pada tujuan dan aktivitas (program) untuk mencapai tujuan

2.      Secara eksplisit menjelaskan implikasi terhadap tahun anggaran yang akan datang karena PPBS berorientasi pada masa depan

3.      Mempertimbangkan semua biaya yang terjadi

4.      Dilakukan analisis secara sistematik atas berbagai alternatif program, yang meliputi: (a) identifikasi tujuan, (b) identifikasi secara sistematik alternatif program untuk mencapai tujuan, (c) estimasi biaya total dari masing-masing alternatif program, dan (d) estimasi manfaat (hasil) yang ingin diperoleh dari masing-masing alternatif program.

Kelebihan PPBS

1.    Memudahkan dalam pendelegasian tanggung jawab dari manajemen puncak ke manajemen menengah.

2.    Dalam jangka panjang dapat mengurangi beban kerja

3.    Memperbaiki kualitas pelayanan melalui pendekatan sadar biaya (cost-consciousness/cost awareness) dalam perencanaan program

4.    Lintas departemen sehingga dapat meningkatkan komunikasi, koordinasi, dan kerja sama antardepartemen

5.    Menghilangkan program yang overlapping atau bertentangan dengan pencapaian tujuan organisasi

6.    PPBS menggunakan teori marginal utility, sehingga mendorong alokasi sumber daya secara optimal.

Kelemahan PPBS

1.    PPBS membutuhkan sistem informasi yang canggih, ketersediaan data, adanya sistem pengukuran, dan staf yang memiliki kapabilitas tinggi

2.    Implementasi PPBS membutuhkan biaya yang besar karena PPBS membutuhkan teknologi yang canggih

3.    PPBS bagus secara teori, namun sulit untuk diimplementasikan

4.    PPBS mengabaikan realitas politik dan realitas organisasi sebagai kumpulan manusia yang kompleks

5.    PPBS merupakan teknik anggaran yang statistically oriented. Penggunaan statistik terkadang kurang tajam untuk mengukur efektivitas program. Statististik hanya tepat untuk mengukur beberapa program tertentu saja.

6.    Pengaplikasian PPBS menghadapi masalah teknis. Hal ini terkait dengan sifat progam atau kegiatan yang lintas departemen sehingga menyulitkan dalam melakukan alokasi biaya. Sementara itu sistem akuntansi dibuat berdasarkan departemen bukan program.

Masalah utama penggunaan ZBB dan PPBS

1.    Bounded rationality, keterbatasan dalam menganalisis semua alternatif untuk melakukan aktivitas.

2.    Kurangnya data untuk membandingkan semua alternatif, terutama untuk mengukur output.

3.    Masalah ketidakpastian sumber daya, pola kebutuhan di masa depan, perubahan politik, dan ekonomi.

4.    Pelaksanaan teknik tersebut menimbulkan beban pekerjaan yang sangat berat.

5.    Kesulitan dalam menentukan tujuan dan perankingan program terutama ketika terdapat pertentangan kepentingan (conflict of interest).

6.    Seringkali tidak memungkinkan untuk melakukan perubahan program secara cepat dan tepat.

7.    Terdapat hambatan birokrasi dan perlawanan politik yang besar untuk berubah (resistence to change).

8.    Pelaksanaan teknik tersebut sering tidak sesuai dengan proses pengambilan keputusan politik. Politik berusaha membuat pelaksanaan lebih “technocratic” yang hal tersebut bisa mempengaruhi proses anggaran.

9.    Pada akhirnya, pemerintah beroperasi dalam dunia yang tidak rasional.

Contoh Anggaran Tradisional (Incremental/Line-Item Budget)
Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah Kab…
Tahun Anggaran 2005

No. Uraian Penerimaan APBD
2005 APBD
2004 No. Uraian Belanja APBD
2005 APBD
2004

A Sisa Lebih Perhitungan APBD Tahun Yg. Lalu A RUTIN
1. Belanja pegawai
B Pendapatan Asli Daerah 2. Belanja barang
1. Pajak Daerah 3. Belanja pemeliharan
2. Retribusi Daerah 4. Belanja perjalanan
3. Bagian Laba BUMD 5. Belanja lain-lain
4. Penerimaan Dinas-Dinas 6. Angsuran pinjaman/hutang dan bunga
5. Penerimaan Lain-lain 7. Belanja pensiun
8. Ganjaran, Subsidi, dan Sumbangan
C Pendapatan Berasal dari Pemberian Pemerintah dan/atau Inst. Lebih Tinggi 9. Pengeluaran yang tidak termasuk bagian lain
1. Bagi Hasil Pajak 10. Pengeluaran yang tidak tersangka
2. Bagi Hasil Bukan Pajak
3. Dana Rutin Daerah B PEMBANGUNAN
4. Dana Pembangunan Daerah 1. Industri
5. Penerimaan Lainnya 2. Pertanian & Kehutanan
3. Sumber Daya Air & Irigasi
D Pendapatan Pembangunan 4. Tenaga Kerja
1. Pinjaman Pemda 5. Perdagangan, Pengembangan Usaha Daerah, Keuangan Daerah dan Koperasi
2. Pinjaman BUMD 6. Transportasi
7. Pertambangan & Energi
………..
21. Bantuan Pemb. Daerah Bawahan

Contoh anggaran PPBS
Program Multitahunan dan Perencanaan Keuangan
Dari Tahun Anggaran 2002-2006 (dalam 000.000 rupiah)

Level Kategori Program TA 2000
aktual TA 2001
Anggaran berjalan TA 2002
Estimasi anggaran TA 2003
Estimasi program
…… TA 2006
Estimasi program Biaya Total
2002-6
1 2

I Keselamatan Masyarakat
A Penegakan hukum
B Pengendalian dan pencegahan kebakaran
C Keselamatan berlalu lintas
D Perlindungan dan pengendalian bencana
E dsb…
Total Program Area I

II Kesehatan
A Kesehatan fisik
B Kesehatan Mental
C Pencegahan dan pengendalian NAPZA
D Pencegahan penyakit menular
E dsb…
Total Program Area II

III Perawatan penduduk usia lanjut
A Perawatan rumah tinggal
B Perawatan harian
C Pemberian menu makanan sehat
D dsb…
Total Program Area III

Level 1: Jenis Program
Level 2: Kategori program

Contoh  ANGGARAN PENDAPATAN DAN BELANJA DAERAH
DENGAN PENDEKATAN KINERJA
PROPINSI/KABUPATEN/KOTA

I PENDAPATAN Rp

1 Pendapatan Asli Daerah Rp
- Pajak Daerah Rp
- Retribusi Daerah Rp
- Bagian Laba dari BUMD Rp
- Bagian Laba dari Pengelolaan Kekayaan Rp
Daerah Yang Dipisahkan
- Lain-lain PAD Yang Sah Rp

2 Dana Perimbangan Rp
- Bagian Daerah Rp
- Dana Alokasi Umum Rp
- Dana Alokasi Khusus Rp

3 Lain-lain Pendapatan Yang Sah Rp

II BELANJA Rp

1 Belanja Administrasi Umum Rp
- Belanja Pegawai Rp
- Belanja Barang Rp
- Belanja Perjalanan Dinas Rp
- Belanja Pemeliharaan Rp
- Belanja Lain-lain Rp

2 Belanja Operasi, Pemeliharaan Rp
Sarana dan Prasarana Umum

3 Belanja Modal Rp
- Belanja Aparatur Rp
- Belanja Publik Rp

4 Belanja Transfer Rp

5 Belanja Tidak Terduga Rp

III SURPLUS/DEFISIT ANGGARAN (I - II) Rp

IV PEMBIAYAAN Rp

1 Sumber Penerimaan Daerah Rp
- Sisa Lebih Anggaran Tahun Lalu Rp
- Penerimaan Pinjaman dan Obligasi Rp
- Transfer dari Dana Cadangan Rp
- Hasil Penjualan Aset Daerah Yang Dipisahkan Rp

2 Sumber Pengeluaran Daerah Rp
- Pembayaran Utang Pokok Yang Jatuh Tempo Rp
- Transfer ke Dana Cadangan Rp
- Penyertaan Modal Rp
- Sisa Lebih Anggaran Tahun Sekarang Rp