Pendelegasian Wewenang (Delegation Of Authority)

PENDELEGASIAN WEWENANG (Delegation Of Authority)

1. Pengertian

         1.      Menurut Drs. H. Malayu SP. Hasibuan

 Pendelegasian wewenang adalah memberikan sebagian pekerjaan atau wewenang oleh delegator kepada     delegate untuk dikerjakannya.

         2.      Harold koontz  & Cyril o’donnel

 Pendelegasian wewenang merupakan pokok yang didapat kembali oleh si pemberi wewenang. Hal itu adalah suatu sifat wewenang, pemilik wewenang (manajer) tidak selamanya menyelesaikan sendiri kekuasaan itu dengan menyerahkan wewenang itu.

Banyak arti tentang pendelegasian wewenang yaitu :

     1.      Pendelegasian wewenang merupakan dinamika organisasi, karena dengan pendelegasian wewenang ini para bawahan mempunyai wewenang sehingga mereka dapat mengerjakan  sebagian pekerjaan delegatornya.

    2.   Pendelegasian wewenang merupakan proses yang bertahap dan yang menciptakan pembagian kerja, hubungan kerja dan adanya hubungan kerja sama dalam suatu organisasi atau perusahaan.

      3.      Pendelegasian wewenang dapat memeperluas ruang gerak dan waktu seorang manajer.

      4.      Pendelegasian wewenang, manajer tetap bertanggungjawab terhadap tercapainya tujuan perusahaan.

      5.      Pendelegasian wewenag menjadi ikatan formal dalam suatu organisasi.

Wewenang (authority) merupakan kunci daripada pekerjaan seorang manajer. Arti sebenarnya dari seorang manajer dalam sebuah organisasi dan hubungannya dengan orang lain pada organisasi tersebut terlihat pada wewenang yang diimilikinya. Yang mengikat bagian-bagian daripada suatu struktur organisasi adalah hubungan wewenang.

Pelimpahan wewenang mempunyai tiga unsur yaitu:

a.       Wewenang (authority)

b.      Tanggung jawab (responsibility)

c.       Pertanggung jawaban (accountability)

Wewenang yang telah didelegasikan/dilimpahkan kepada bawahan berarti si bawahan telah mempunyai wewenang dan sekaligus tanggung jawab dan pertanggung jawaban terhadap hasil dari pendelegasian/pelimpahan daripada wewenang tersebut.

Perlu diingat bahwa walaupun si manajer telah melimpahkan wewenang akan tetapi wewenang tersebut tepat berada pada si manajer karena pertanggungjawaban ada pada si manajer. Bertambah ke bawah dari jawaban piramida organisasi maka wewenang bertambah kecil, dan sebaliknya bertambah ke atas dari dasar piramida organisasi pertanggung jawaban bertambah besar. Yang dapat didelegasikan/dilimpahkan adalah wewenang bukan tanggung jawab. Jelaslah bahwa dalam sebuah organisasi selalu harus terdapat pendelegasian wewenang.

Hal ini terutama disebabkan karena beberapa pembatasan dari si manajer sendiri dalam melaksanakan aktivitas.

Pembatasan tersebut melingkupi :

      a)  Span of time. Terbatasnya waktu seseorang manajer untuk mengerjakan dan mengawasi sebuah aktivitas.

     b) Span of atention. Terbatasnya perhatian seorang manajer terhadap sebuah aktivitas. Otak seorang manajer tidak akan tetap kapasitasnya dalam memikirkan beberapa aktivitas dalam waktu tertentu.

    c) Span of personality and energy. Terbatasnya kepribadian dan tenaga seorang manajer untuk memimpin sejumlah bawahan dengan ofektif dan juga untuk mempengaruhi bawahan secara pribadi maupun kolektif.

    d) Span of knowledge. Terbatasnya seorang manajer untuk memimpin pengetahuan bawahannya maupun pengetahuannya tentang sebuah aktivitas.

    e) Span of management. Terbasnya kemampuan seseorang untuk memimpin sejumlah bawahan. Beberapa penulis mengemukakan sebenarnya jumlah bawahan yang dapat dipimpin aleh seorang manajer. Agar pendelegasian wewenang dapat berjalan dengan lancar maka seorang manajer harus mempunyai sikap sebagai berikut : a) Personal receiptiveness. Si manajer harus bersedia memberikan kesempatan kepada bawahannya untuk mengemukakan gagasan dan pendapat-pendapatnya. b) Willingbess to let go. Manajer harus bersedia dan sepenuh hati melepaskan wewenang kepada bawahannya. c) Wilingness to let other make mistake. Adalah kurang bijaksana apabila seorang rnanajer yang telah mendelegasikan wewenangnya terus menerus mengawasi bawahan yang telah menerima wewenang karena khawatir si bawahan membuat kesalahan. Jika hal tersebut dilakukan oleh si manajer maka pendelegasian wewenang tidak murni lagi.

2.Pendelegasian wewenang penting dan mutlak harus dilakukan karena :

           1.      Pendelegasian wewenang  harus dilakukan  oleh seorang manajer, karena manajemen baru dikatakan        ada, jika ada pembagian wewenang dan pembagian pekerjaan.

        2.      Pendelegasian harus dilakukan manajer karena adanya keterbatasan fisik, waktu, perhatian dan pengetahuan manajer.

            3.      Pendelegasian wewenang merupakan kunci dinamika organisasi

       4.      Pendelegasian wewenang membuktikan adanya pimpinan dan bawahan, tanpa pendelegasian wewenang berarti tidak ada atasan dan bawahan.

3.Sifat dan Asas pendelegasian wewenang

Sifat pendelegasian wewenang adalah Du Characteristic artinya pihak bawahan menerima wewenang dari atasan, tetapi pada saat yang sama atasan yang bersangkutan masih tetap memiliki wewenang tersebut, pemimpin tidak hilang haknya terhadap wewenang yang telah di delegasikannya, wewenang itu menjadi milik bersama delegator dan delegate.

Asas Asas Pendelegasian Wewenang :  

      1.      Asas kepercayaan

Delegator akan mendelegasikan wewenangnya kepada delegate yang dapat dipercaya atas pertimbangan objektif yaitu kecakapan, kemampuan, kejujuran, keterampilan dan tanggungjawab.

      2.      Asas delegasi atas hasil yang diharapkan

Asas ini memperhatikan hasil yang akan diperoleh dari pendelegasian tersebut dengan adanya jaminan kecakapan dan keterampilan atas hasil yang diharapkan.

      3.      Asas penentuan fungsi atau kejelasan tugas

Pendelegasian wewenang harus didasarkan atas job description seseorang, agar tugas yang diberikan jelas dan dapat mencapai tujuan.

      4.      Asas rantai berkala

Asas ini menghendaki adanya urutan wewenang, jika manajer akan menyampaikan tugas pada bawahan harus melalui tingkatan tingkatan yang ada seperti turun tangga. Menurut Fayol semakin jelas garis wewenang dari manajer puncak  ke bawahan, maka semakin efektif  tanggungjawab, pengambilan keputusan dan komunikasi.

     5.      Asas tingkat wewenang

Masing masing manajer pada setiap tingkat harus mengambil keputusan dan kebijaksanaan apa saja yang dapat diambilnya sepanjang mengenai wewenangnya.

     6.      Asas kesatuan komando

Setiap bawahan diusahakan agar hanya menerima perintah dari seorang atasan saja. Tetapi seorang atasan dapat memerintah lebih dari seorang bawahan.

     7.      Asas keseimbangan wewenang dan tanggungjawab

Besarnya wewenang yang didelegasikan harus sama dan seimbang dengan besarnya tugas tugas dan tanggungjawab yang diminta, jadi manajer tidak boleh meminta tanggungjawab (hasil) yang lebih besar dari wewenang yang didelegasikan pada bawahan.

     8.      Asas pembagian kerja

Untuk berfungsinya organisasi hendaknya dilakukan distribusi pekerjaan, karena tanpa adanya pembagian kerja, manajemen tidak berarti apa apa dan semua tugas akan dikerjakan sendiri oleh manajer.

     9.      Asas efisiensi

Pendelegasian wewenang akan menjadikan manajer lebih leluasa melaksanakan tugas tugas penting daripada melakukan hal hal yang dapat dikerjakan bawahannya.

   10.  Asas kemutlakan tanggungjawab

Setiap delegate yang menerima wewenang, mutlak harus bertanggungjawab kepada delegator  mengenai wewenang.

4.Delegasi yang efektif

        1.      Menerangkan dengan jelas rencana rencana dan kebijakan kebijakan seorang bawahan akan menyusun rencana rencana menurut petunjuk atasannya, atasan memberikan tuntunan.

             2.      Rincian tugas tugas pekerjaan dan wewenang secara jelas

             3.      Memilih orang yang tepat untuk pekerjaan yang ditugaskan

             4.      Periharalah garis garis komunikasi yang terbuka

             5.      Tetapkanlah alat alat pengendalian yang baik

             6.      Berikanlah insentif bagi delegate yang efektif dan sukses.
             7.  Wilingness to trust subordinate. Delegasi yang efektif cenderung bahwa si manajer telah mempercayai bawahannya dan menganggap bawahannya telah matang dan mampu melaksanakan aktivitas yang dipercayakan kepadanya.

           8. Wilingness to establish and exercise broad control. Manajer harus bersedia melatih dan mengawasi bawahannya secara luas. Dengan demikian pemberian pendidikan dalam bentuk latihan dan sistem pengawasan dapat dipergunakan sebagai alat untuk melaksanakan pendelegasian wewenang yang efektif.

Walaupun pendelegasian wewenang merupakan hal yang amat perlu pada sebuah organisasi akan tetapi sering terjadi bawah seorang manajer tidak bersedia melaksanakannya. Hal ini disebabkan karena :

      a.      Rintangan psychologis :

a1. Sering si manajer menganggap bahwa ia adalah manusia super yang tidak dapat diganti .Tanpa dia organisasi akan macet. a2. Kadang-kadang manajer berhasrat mendominasi segala aktivitas perusahaan. Jadi si manajer ingin berkuasa.
a3. Si manajer tidak bersedia menanggung resiko si bawahan menbuat kesalahan. a4. Perasaan takut si manajer bahwa dengan mendelegasikan wewenang, akan ternyata bahwa bawahan lebih mampu dari dia.

       b.      Rintangan organisatoris :

 b1. Sulit membuat batas tentang tanggung jawab. b2. Si manajer kadang-kadang kurang mengetahui sampai dimana perlu delegasi wewenang dilaksanakan.